課程演講心得報告:《職涯開始第一天就發光-理想PM的特質及正確的工作態度》

此文為聆聽顏士能(瑞儀光電公司物料專案經理)所帶來的《職涯開始第一天就發光-理想PM的特質及正確的工作態度》演講後的課程心得報告。

文章資訊

  • 原始出處:課程演講心得報告
  • 撰寫日期:2016年03月28日 21:54
  • 補發日期:2016年11月14日 15:11
  • 補發緣由:作業心得報告備存及開放。
  • 其他備註: (1) 用以紀錄過往的文章,供日後查閱發生過的事情、心情等等; (2) 紀錄以往的寫作模式,以比較日後進步的程度,及方向的變化; (3) 原文版權詳情請查看「版權所有」頁面。;(4)正文內容中的實心圓形為可能有版權、隱私、時效等緣故而屏蔽的內容;(5)相關資訊的部分為日後補充發表,正文盡量保持原始內容。

演講資訊

  • 演講日期:2016年03月28日
  • 演講題目:《職涯開始第一天就發光-理想PM的特質及正確的工作態度》
  • 演講者:顏士能(瑞儀光電公司物料專案經理)

正文內容

壹、內容及想法

  這一次的演講,我認為收穫最大的就是演講後半部關於「細節」的觀念傳達,做一個專案經理也需要非常的細心才能夠洞察整個專案的進展及脈絡,並且與專案的人員做溝通。以下對於這次演講所聽到內容,針對「細節」的觀念印象較深刻的部分做想法的闡述。

一、電腦檔案及資料夾整理

  講者在提到了電腦的檔案資料夾整理,在電腦桌面裡最多只容許出現三欄的檔案、程式或捷徑圖示,超過三欄就必須把檔案做歸類,放置至資料夾中。

(一)      起:檔案分類的緣起

  還記得我在高中以前,電腦中的檔案其實不多,除了當時流行的Yahoo!奇摩即時通、MSN等等的軟體外,也無多餘的個人檔案,但自從高三自行架了網站後,都會不定期地為網站的檔案及資料庫做備份的處理,隨著備份的檔案越來越多,慢慢開始發現檔案若是不做歸類的整理,找檔案的時間就會越來越長,很沒有效率,所以就開始做檔案分類的歸類作業了。

(二)承:資料夾檔案分類及歸檔

  而到了大學,跟還沒上大學以前的課程有個很大的差別,就是許多的作業都是需要用到電腦(包含用電腦打報告、做簡報、電腦程式作業,以及線上上傳作業),以及各科的講義、教材等檔案,當時就意識到了隨著作業及檔案越來越多一定會很難找,所以一直有做分類,把同一個科目的檔案都放在同一個資料夾,還記得當時有同學看到我的資料夾分類,對我說怎麼那麼用心,但當時我只是覺得隨著檔案越多,勢必一定要分類,否則找檔案將會變成很費時的動作。

(三)轉:資料夾分類的瓶頸及解決方法

  但是到了大四的時候,隨著修課的增加,已經多達五十幾門課的檔案資料夾了,發現有時候要回頭尋找以前做過的報告與簡報、課堂教材等資料時,卻不能夠即時的找到要該科資料,需要花上幾秒鐘的時間從上往下尋找該科,但當時也要畢業了,所以沒再坐進一步地細分整理,直到上研究所後,上了《研究方法》的課程中,老師展示的檔案資料夾分類後,才意識到資料夾的分類可以再劃分的那麼細,所以從碩一開始,電腦(外接式硬碟)有任何新的檔案放入時,都會以更細的分類方法去做歸檔,例如各科目的資料夾名稱前面都會加上數字的第幾學年度的第幾學期,日後突然想到要找以前課程上過的資料時,就能從是在哪個學期上過的兒很快找到該科的資料夾,而不需要從上往下依依慢慢地找,效率增加了許多。

(四)合:資料夾檔案分類的重要性及總結

  在現代無時無刻都需要用到電腦,課堂作業、報告、簡報,以及課堂的講義、資料,甚至將來工作後可能會用到更多的檔案,在開始的時候或許沒什麼感覺,但隨著檔案的增多,就真的要自己意識到歸檔的重要性,不然會像某些同學資料夾檔案隨便取(我看過以「123」來命名資料夾名稱的,問他原因,他回我只是為了區分各不同領域的檔案而已,所以隨便取名),然後需要用的時候卻臨時想不起來放在哪個資料夾,卻要一個一個資料夾慢慢打開找,那會是多麼累人、多麼沒效率的動作啊!

二、信件的內容及格式

  講者在演講中,多次提及和展示老闆及客戶寄給他的信,除了說明工作及交代的內容外,還提及了大廠對於信件的格式要求,連寄信者的寄送順序也需要經過排列。

  這讓我想到了在碩一上《研究方法》課程時,老師曾提及寄送作業時,不能只有上傳附件檔案,而內文卻是空白,除了收信者可能一時搞不清楚附件內為何(即使是信件有標題,但卻不夠清楚),這對於收件者來說,也是不太禮貌的行為。

  自從那時起,要寄信給其他人時,都會留意內容的描述,即使重點是附件檔案,也會對於寄信的目的以及附件檔案內容做一定的描述,除了能夠讓收件者更明白清楚信的目的及附件檔案內的內容外,可能夠稍微對於一些注意事項做些提醒,例如對收到重要信件後可請對方做回應,以便確認有收到該信。

  或許寄信大家都會,但是寄信往往還是有一些小細節,包含信中的格式、問候語、簽名檔、描述的內容、附件檔等等,甚至是講者提到的收件人排序,雖然可能不一定會影響到信件內容真正要傳達的意思,卻可能會影響收信者對於寄信者的觀感,魔鬼是藏在細節裡的。

貳、建議

  演講整體所要傳達的觀念是很有意涵的,除了介紹專案經理的特質外,還針對應該擁有的「細節」做例子的展示,但是比例卻只占演講的後半部而已,或許前半部內容比例做個調整會比較妥當。另外,專案經理的部分也可以加上正式組織所做的專案經理的一些介紹,再結合自身所經歷解理解的特質,或許會有更不一樣的感受。

一、演講內容比例的調整

  講者演講的內容大致上分為兩個部分:(1)前半部為對於工作報表的呈現及介紹;(2)後半部為對專案經理的特質及正確的工作態度之理想狀態的討論。

  在前半部的部分,講者介紹了很多蘋果公司產品的多款版本,並且說明了某些零件是使用那些製造商所生產的零件。當時我在聽前半部的時候,覺得有點疑惑及納悶,為什麼會花將近鐘快一個小時的時間(五十幾分鐘)來做蘋果公司的產品有哪些版本,而且都沒有講說那些版本有什麼不一樣及特色,只是純粹一直說明有第幾版,以及說明有哪些製造商。(雖然途中會有幾個與廠商互動的故事插曲,但主要還是一直在說明產品的版本)

  直到後半段的部分,突然才讓我為之一亮,講了許多實際上工作所遇到的困難以及工作職場的生態,以及說明了許多做事情的細節,這時我才明白,原來講者花了快一個小時的時間做那些工作的作業表的呈現及介紹,為了就是要告訴我們那些表的細膩呈現。

  雖然說展示那些表的細膩讓我們了解細心的重要性是很好的呈現方式,但是我覺得只需要展示後大致說明那些表示在做什麼,有什麼需要注意的地方,及可以參考學習的部分就好,並不需要把裡面個個產品、零件屬於什麼版本、屬於什麼公司生產都一個一個慢慢地敘述,對於跟該公司無任何業務或工作有關聯的觀眾來說,那些產品或零件有哪些版本似乎是沒有太大的意義,所以我建議可以試著把零件版本介紹的地方縮短,稍微提一下即可,把整個重點都放在後半部的部分,相信能夠讓更多人了解專案經理的特質,以及學習到更多有用的知識。

二、專案經理的介紹

  講者在介紹「專案經理」特質的這一塊,僅以自身的經歷來敘述專案經理該具備什麼樣的特質,但是我覺得或許可以加上「正式的專案管理介紹」,例如「美國專案管理學會」、「中華專案管理學會」等正式組織所提及的相關知識,當然不必全按照裡面所寫,但是可以稍微介紹,然後再加上自己經歷所認為的專案經理特質,然後在做些比較,呈現出理論方面所沒提及的實務精神,或許會有不一樣的演講方式及呈現。

參、結論

  聽完了整場的演講,除了了解更多專案經理的特質外,還有一個講者要傳達的重點,那就是郭台銘所說的一句話:「魔鬼藏在細節裡」。除了專案經理本身需要有很多的整合知識,以及與人的溝通能力外,細節的部份也必須花費心思去著墨,尤其人與人之間,若是有小細節沒注意到,往往可能造成雙方的誤解或不合,尤其職場上若因此得罪了上司或顧客,很可能會因此而影響了自己的工作而遭遇到困難或瓶頸,不得不慎!


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